Arşivleme Nedir?
Arşivleme, kişilerin, kurumların veya şirketlerin faaliyetleri sırasında elde ettikleri bilgi ve belgeleri belirli bir plan dâhilinde muhafaza etmesi olarak tanımlanabilir. Arşivleme, hem fiziksel hem de dijital ortamdaki belgeleri kapsayan bir kavramdır.
Arşivleme, bilginin korunması ve erişilebilirliğinin sağlanmasında önemli bir rol oynar. İyi bir arşivleme sistemi, belgelerin güvenli ve düzenli bir şekilde saklanmasına, ihtiyaç duyulduğunda kolayca bulunabilmesine ve kullanılabilmesine olanak tanır.
Arşivleme Türleri
Arşivleme, fiziksel ve dijital olmak üzere iki ana türde incelenebilir.
Fiziksel Arşivleme
Fiziksel arşivleme, kağıt, fotoğraf, film, video gibi fiziksel ortamdaki belgelerin muhafaza edilmesidir. Fiziksel arşivlemede, belgelerin uygun koşullarda saklanması ve korunması önemlidir. Bu amaçla, arşivler genellikle özel olarak tasarlanmış binalarda veya odalarda yer alır.
Dijital Arşivleme
Dijital arşivleme, dijital ortamdaki belgelerin muhafaza edilmesidir. Dijital arşivlemede, belgelerin sayısallaştırılması ve uygun bir depolama ortamında saklanması gerekir. Dijital arşivleme, fiziksel arşivlemeye göre daha az yer kaplar ve daha kolay erişilebilirdir.
Arşivleme Süreci
Arşivleme süreci, beş temel aşamadan oluşur:
- Planlama
Planlama aşamasında, arşivleme ihtiyaç ve hedefleri belirlenir. Arşivlenecek belgelerin türleri, miktarları ve saklama süreleri belirlenir.
- Toplama
Toplama aşamasında, arşivlenecek belgeler toplanır. Bu aşamada, belgelerin uygun şekilde ayıklanması ve tasnif edilmesi önemlidir.
- Tasnif
Tasnif aşamasında, belgeler belirli bir düzene göre sınıflandırılır. Bu sayede, belgelerin kolayca bulunabilmesi sağlanır.
- Saklamak
Saklamak aşamasında, belgeler uygun koşullarda saklanır. Bu amaçla, belgelerin zarar görmemesi için gerekli önlemler alınır.
- Erişilebilirlik
Erişilebilirlik aşamasında, belgelerin ihtiyaç duyulduğunda kolayca bulunabilmesi ve kullanılabilmesi için gerekli düzenlemeler yapılır.
Arşivleme Neden Önemlidir?
Arşivleme, bilginin korunması ve erişilebilirliğinin sağlanmasında önemli bir rol oynar. İyi bir arşivleme sistemi, aşağıdaki faydaları sağlar:
- Bilginin korunması: Arşivleme, belgelerin güvenli ve düzenli bir şekilde saklanmasına yardımcı olur. Bu sayede, belgeler yangın, su baskını, hırsızlık gibi risklerden korunur.
- Bilgiye erişilebilirlik: Arşivleme, belgelerin ihtiyaç duyulduğunda kolayca bulunabilmesini sağlar. Bu sayede, bilginin daha verimli kullanılması mümkün olur.
- Yasal sorumluluk: Bazı belgeler, yasal bir zorunluluk olarak belirli bir süre boyunca saklanmak zorundadır. Arşivleme, bu belgelerin yasal süre boyunca saklanmasına yardımcı olur.
- Tarihsel kayıt: Arşivler, geçmişe dair önemli bilgiler içerebilir. İyi bir arşivleme sistemi, bu bilgilerin korunmasına ve gelecek nesillere aktarılmasına yardımcı olur.
Arşivleme Yöntemleri
Arşivleme yöntemleri, arşivlenecek belgelerin türüne, miktarına ve saklama hedeflerine göre değişebilir. Ancak, genel olarak kullanılan bazı arşivleme yöntemleri şunlardır:
- Konusal arşivleme: Belgeler, konularına göre sınıflandırılır. Bu yöntem, belgelerin kolayca bulunabilmesini sağlar.
- Zamansal arşivleme: Belgeler, oluşturuldukları tarihe göre sınıflandırılır. Bu yöntem, belgelerin belirli bir zaman dilimine göre incelenmesini sağlar.
- Alphanumeric arşivleme: Belgeler, harf ve rakamlara göre sınıflandırılır. Bu yöntem, belgelerin alfabetik veya sayısal sıraya göre düzenlenmesini sağlar.
Arşivleme Araçları
Arşivleme, çeşitli araçlar ve teknolojiler kullanılarak yapılabilir. Bu araçlar ve teknolojiler, arşivlenen belgelerin türüne ve miktarına göre değişebilir.
Fiziksel Arşivlemede Kullanılan Araçlar
- Dosyalama malzemeleri: Dosyalar, klasörler, dosyalama kutuları, raflar gibi